Proteção de Dados – gicnet em conformidade.
O que é o RGPD?
RGPD é a sigla para Regulamento Geral da Proteção de Dados, que entra em vigor a 25 de maio de 2018 e substitui a atual diretiva e lei de proteção de dados em vigor.
Este novo regulamento introduz novas regras e elevadas coimas em caso de incumprimento, o que exige uma preparação e desenvolvimento de normas principalmente para as empresas que tratam de dados pessoais.
Sendo o gicnet um software de faturação, gestão e marketing, existem milhares de dados pessoais nas bases de dados dos nossos clientes. Como tal, é imperativo ter ferramentas no software que permitam o cumprimento do RGPD, tanto para a inventore como para os nossos clientes.
O que muda no gicnet ?
O gicnet, está em conformidade com as novas regras da proteção de dados. Nesta comunicação queremos informar acerca das mudanças necessárias que vai encontrar no software gicnet.
1. Encriptação de dados pessoais
Encriptação das fichas de clientes:
- Nome, Nome 2, Contribuinte, E-mail, Número de telemóvel, etc
- Faturação
- Informação bancária (NIB)
- Débito direto
- Agenda
- Contactos adicionais da ficha de cliente
- SMS (histórico de envio)
- Nome, Nome 2, Contribuinte, E-mail, etc
2. Login
No gicnet o login passa a ser digitado o Utilizador e a Palavra-passe:
O utilizador e palavra-passe podem ser alterados em Menu – Tabelas Mestre – Funcionários:
3. Pesquisa de clientes
- A pesquisa por morada, localidade e código postal deixam de existir;
- Pesquisas parciais deixam de ser possíveis à exceção do nome (quando não é utilizada a pesquisa dinâmica).
A pesquisa pelo nome tem de ter pelo menos um nome completo. Para encontrar o cliente “Daniel Martins”, terá de pesquisar por “Daniel” ou “Martins” ou “Daniel Martins”.
4. Consentimento (disponível desde 2015)
Este consentimento pode ser alterado para novas versões e deve ser impresso e assinado pelo cliente, ficando registado na ficha de cliente qual a versão que assinou.
- Autorizar o envio de SMS;
- Autorizar a inclusão de dados em ações de marketing;
- Imprimir o consentimento.
Como criar o consentimento com texto parametrizável?
Em Menu – Tabelas Gerais – Proteção de dados, terá um campo de texto disponível para criar o seu texto de recolha e tratamento dos dados pessoais.
Por cada texto novo que faça, é criada uma nova versão do consentimento que deverá estar selecionada emAdministrador – Empresas – Lojas – Arbitragem.
5. Direito ao esquecimento (anonimizar)
Esta funcionalidade está disponível para clientes e funcionários.
O botão Esquecer anonimiza os dados do cliente na sua ficha de cliente e também nas tabelas adicionais (mencionadas anteriormente) à exceção da tabela de faturação. Anonimiza também os dados da tabela que regista os logs. Esta ação é sujeita aos acessos que cada operador tem disponíveis.
6. Portabilidade dos dados
No RGPD está também prevista a exportação dos seguintes dados com os seguintes parâmetros:
- Exportação dos dados pessoais da ficha de cliente;
- Exportação da faturação dos últimos X Dias (parametrizável);
- Ficheiros em formato .csv.
Estas ações estão sujeitas aos acessos do operador.
7. Logs
O que são logs?
Logs são registos de atividade que monitorizam todas as ações realizadas pelos operadores. Os logs do gicnet registam as ações que impliquem os dados pessoais de clientes e funcionários. Cada log está protegido por uma chave de autenticidade.
Funcionalidades:
- Logs para as fichas de clientes e fichas de funcionários;
- Regista várias operações;
- Separador na ficha de cliente e de funcionário para consultar o log da ficha;
- Ferramenta de análise de logs;
- Eliminação de logs – Período de retenção de logs parametrizável;
- Autenticação dos logs por terminal.
O que registam os logs?
- Criação, leitura, atualização e eliminação de ficha de cliente e ficha de funcionário;
- Recuperação de ficha de cliente e ficha de funcionário;
- Transformação de ficha de entidade para ficha de cliente;
- Anonimização de ficha de cliente e ficha de funcionário;
- Campanhas de marketing;
- Exportação e impressão de dados;
- Regista as pesquisas de logs;
- Consentimento;
- Portabilidade;
- Etc.
Ações presentes nas tabelas de Proteção de dados:
- Create;
- Read;
- Update;
- Delete;
- Client recovery;
- Entity to client;
- Employee recovery;
- Permanently erase;
- Inicia log;
- Marketing;
- Exportação/Impressão;
- Pesquisa Logs;
- Consentimento;
- Portabilidade;
- Etc.
Motivos das ações presentes nas tabelas de Proteção de dados:
- Nova/editar ficha;
- Emissão de documentos;
- Agendamentos.
Logs afetos a cliente (a mesma funcionalidade está disponível para os funcionários):
Análise global de logs:
- Análise dos logs de clientes ou funcionários;
- Filtro por terminal;
- Filtro por funcionário;
- Filtro por ação;
- Filtro por motivo;
- Entre datas;
- Possibilidade de exportação ou impressão;
- Ação sujeita a acesso de operador.
Quando sai esta atualização?
Iremos notificar os nossos clientes através de newsletter (subscrever) e redes sociais quando for lançada a versão do gicnet em conformidade com o RGPD.
Em abril, irá receber as indicações que necessita para realizar a atualização para essa versão.
As bases de dados terão de ser encriptadas. Existem bases de dados que devido ao seu tamanho e peso nos servidores/computadores terão de ser encriptadas em horário noturno, de forma a garantir o normal funcionamento do gicnet nos estabelecimentos. Os utilizadores de gicnet nestas condições serão notificados por telefone.
